Resumo Executivo
A VALE, uma empresa líder no setor de mineração e metais enfrentava desafios significativos relacionados a gestão de seus megaprojetos. Nos anos de 2004 a 2011 a empresa teve um portifólio de incríveis USD 135 Bilhões para implementar, sem a capacitação adequada (os processos internos da companhia ainda eram os oriundos da implementação do complexo de Carajás, da década de 80); em um primeiro momento, a percepção era de que se tratava de questão de inadequação / desatualização dos documentos de engenharia e controle. Com uma investigação mais detalhada, a conclusão foi de que a grande “dor” era um modelo de gestão ineficiente e arcaico. A empresa optou pela implementação da metodologia FEL – Front End Loading (advinda do IPA – Institute of Project Analysis – USA).
Foi a pioneira no Brasil (junto com a Petrobrás) na implementação deste modelo, que hoje é vastamente utilizado pela maioria das grandes corporações na implementação de seus projetos de capital. O modelo acrescenta gestão forte, eficiência em processos e rigor metodológico, porém tem o risco de ser uma metodologia muito robusta e por vezes burocráticas. O resultado da implementação da metodologia FEL na VALE a tornou uma referência internacional na eficiência em gestão e implementação de projetos de capital, tendo sido premiada internacionalmente por esta performance.
1. O Desafio: A Infeficiência da companhia na implementação de seus Projetos de Capital
● Dados Dispersos, Desestruturados, Desatualizados: Informações críticas estavam fragmentadas em milhares de documentos, planilhas e sistemas legados, dificultando a obtenção de uma visão consolidada e confiável.
● Decisões Lentas e Reativas: A falta de acesso rápido a informações precisas resultava em um processo decisório demorado e muitas vezes baseado em intuição, em vez de dados concretos.
● Ineficiência e CAPEX Elevado / Pouco competitivo: Processos manuais e gargalos não identificados, além e processos desestruturados e muito baseados em “feelings” ou “preferências” geravam um CAPEX alto, pouco competitivo, e com pouca previsibilidade e competitividade no mercado internacional, tudo oriundo de uma grande ineficiência sistêmica.
● Resistência à Mudança: A implementação de novos métdodos e processos enfrentava barreiras culturais, com equipes apegadas a fluxos de trabalho 2. A Solução Atona: Uma Jornada de Transformação Guiada por Dados Foram abordados os desafios da VALE com uma metodologia faseada, projetada para entregar valor tangível e promover uma transformação sustentável.
Naquele momento o trabalho foi feito da seguinte forma:
a. Análise de Requisitos / Diagnóstico Inicial:
○ Mapeamos os stakeholders-chave e realizamos um diagnóstico profundo
para entender as necessidades do negócio.
○ Entrevistamos os principais atores internos (nas camadas estratégica, tática
e operacional).
○ Buscamos “benchmarks” internacionais de mercado do ponto de vista de
estrutura, estratégia, processos internos e documentação, além das
ferramentas de trabalho aplicáveis
○ Escolhemos os modelos a adotar e treinamos as pessoas do PMO e das áreas
de projetos e operacionais
b. Mapeamento e Desenho dos Processos:
○ Identificamos os processos, chegando a um número de 29 aplicáveis.
○ Coletamos e estruturamos dados de diversas fontes, para visualizar os
processos “AS-IS” e identificar gargalos, desvios e ineficiências ocultas.
○ Desenhamos todos os processos “AS-IS”
○ Quantificamos o impacto da ineficiência para criar empatia e priorizar as
ações.
○ Após o mapeamento, fizemos workshops de discussão com as partes
interessadas e definimos os processos da forma mais eficiente possível e
atendendo às demandas e cultura da empresa.
c. Avaliação da Maturidade de Execução, utilizando o modelo MMGP:
○ Escolhemos o modelo de maturidade de Projetos do Prof. Darcy Prado (MMGP) para definir o “AS-IS” em termos de maturidade de gestão.
○ Desenvolvemos os objetivos de curto, médio e longo prazo;
○ Redesenhamos todos os processos “TO-BE”.
d. Plano de Ação, Reportes Gerenciais, Estruturação do modelo e Melhoria Contínua:
Contínua:
○ Implementamos dashboards de KPIs para monitorar o desempenho dos novos processos.
○ A cada 6 meses novas medições da maturidade baseadas no modelo MMGP foram feitas para identificar, mapear, reportar e verificar o progresso de amadurecimento, e estabelecer novos desafios e objetivos
○ Estabelecidos padrões de reporte e procedimentos buscando a adoção de métodos, templates e padrões únicos e comparáveis a todos os projetos, de forma que pudessem ser medidos e comparados (internamente e benchmark internacional) quanto a sua eficiência e eficácia.
○ Estabeleceu-se visões comparativas com os objetivos e estratégias estabelecidas
○ Retroalimentação do sistema e do modelo.
2. Resultados: Transformação Real e Valor Tangível
A implementação do PMO de Projetos de Capital da VALE gerou resultados expressivos e mensuráveis para a empresa, validando o poder da inteligência de
processos, que na época não era um tópico premente nos modelos de gestão e governança, tornando-se assim um processo totalmente inovador. Alguns bons resultados foram obtidos da implementação da metodologia FEL e do PMO (que
depois foram desdobrados em PMO’s estratégicos, táticos e operacionais).
Os principais foram sentidos nas referências relativas aos indicadores de custos
(CAPEX) e prazos (Schedule), que foram significativamente melhorados com a implementação dos novos controles e metodologias.
Além dos indicadores, a transformação cultural foi visível na organização:
● Equipes mais Capacitadas, que se tornaram referências de mercado: As
equipes foram capacitadas, e as pessoas se tornaram referências do mercado,
fazendo que o modelo fosse replicado para muitas outras organizações.
● Cultura Orientada a Resultados: decisões estratégicas (go – no go) foram extremamente facilitadas com a adoção de uma governança e o uso de métricas e métodos internacionais comparáveis aos concorrentes.
● Visibilidade e Controle: A partir da implementação dos modelos de gestão e governança de projetos e seus controles / processos / rituais, toda a alta liderança, o conselho e os acionistas, assim como toda a sociedade passou a ter visibilidade e rastreabilidade, permitindo melhor qualidade na tomada de decisões estratégicas; o mesmo conceito se aplica ao processo de tomadas de decisão tático-operacionais.
3. Conclusão
A adoção de um modelo inovador, mecanismos de gestão e controle e a coragem de buscar novas soluções em um ambiente conservador, tradicional e retraído, diante do desafio de bilhões de dólares que se avizinhava foi uma ação pioneira e bem sucedida, tanto que a VALE foi reconhecida por diversas premiações e referências internacionais (especialmente entre os anos de 2009 e 2014); Foram formadas gerações de gestores de projetos a partir destes conceitos e processos, e uma cultura voltada à eficácia, dados fidedignos e confiabilidade.
Uma transformação cultural genuína, liderada com coragem, conhecimento agregado e inteligência em processos em um tempo em que buscava-se pouca governança e mais “repetição”.
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